Whistleblowing
Canali di segnalazione – whistleblowing system
La sezione illustra le modalità di Segnalazione, da parte del personale dipendente e soggetti terzi esterni a REVO Insurance e alle società appartenenti al Gruppo REVO Insurance, di fenomeni illeciti e comportamenti sospetti, di irregolarità nella conduzione aziendale, di atti o fatti che possano costituire una violazione delle norme, interne ed esterne, che disciplinano l’attività della Società e/o delle società del Gruppo REVO Insurance.
Il sistema interno per la Segnalazione delle violazioni adottato ha l’obiettivo di salvaguardare la riservatezza dell'identità del segnalante e di tutelarlo da condotte ritorsive conseguenti alla Segnalazione, in linea con la normativa emanata in materia di whistleblowing a livello nazionale ed europeo (da ultimo il D. Lgs. 15 marzo 2023 n. 24, che ha recepito nell’ordinamento italiano la Direttiva UE 2019/1937).
Per raggiungere tali scopi, è stato individuato nel tool Whistleblower Software (piattaforma dotata di funzionalità quali la crittografia end-to-end, la rimozione dei metadati, la distorsione della voce, l'assenza di raccolta di indirizzi IP) il canale da prediligere per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni.
Il sistema interno per la Segnalazione delle violazioni adottato ha l’obiettivo di salvaguardare la riservatezza dell'identità del segnalante e di tutelarlo da condotte ritorsive conseguenti alla Segnalazione, in linea con la normativa emanata in materia di whistleblowing a livello nazionale ed europeo (da ultimo il D. Lgs. 15 marzo 2023 n. 24, che ha recepito nell’ordinamento italiano la Direttiva UE 2019/1937).
Per raggiungere tali scopi, è stato individuato nel tool Whistleblower Software (piattaforma dotata di funzionalità quali la crittografia end-to-end, la rimozione dei metadati, la distorsione della voce, l'assenza di raccolta di indirizzi IP) il canale da prediligere per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni.
Le Segnalazioni
Per Segnalazione si intende la comunicazione effettuata, tramite i canali individuati e di seguito descritti, da parte di un soggetto segnalante in relazione a comportamenti, di cui sia venuto a conoscenza in ragione delle funzioni svolte, relativi a violazioni della normativa interna ed esterna e/o del Codice Etico. In particolare, possono essere oggetto di Segnalazione:
• condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001e violazioni delle previsioni contenute nel Modello 231 di Organizzazione e Gestione della Società Capogruppo;
• violazioni dei principi e delle regole di comportamento contenuti nel Codice Etico di Gruppo;
• violazioni delle norme che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’UE;
•illeciti penali, civili, amministrativi o contabili diversi rispetto a quelli specificamente individuati come violazioni del diritto UE;
•violazioni delle norme disciplinanti l’attività assicurativa;
•violazioni delle norme disciplinanti l’attività finanziaria.
Le Segnalazioni non riguardano doglianze, contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante. Inoltre, il canale Whistleblowing non è destinato alla Segnalazione di reclami o per inoltrare richieste di natura commerciale.
Per Segnalazione si intende la comunicazione effettuata, tramite i canali individuati e di seguito descritti, da parte di un soggetto segnalante in relazione a comportamenti, di cui sia venuto a conoscenza in ragione delle funzioni svolte, relativi a violazioni della normativa interna ed esterna e/o del Codice Etico. In particolare, possono essere oggetto di Segnalazione:
• condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001e violazioni delle previsioni contenute nel Modello 231 di Organizzazione e Gestione della Società Capogruppo;
• violazioni dei principi e delle regole di comportamento contenuti nel Codice Etico di Gruppo;
• violazioni delle norme che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’UE;
•illeciti penali, civili, amministrativi o contabili diversi rispetto a quelli specificamente individuati come violazioni del diritto UE;
•violazioni delle norme disciplinanti l’attività assicurativa;
•violazioni delle norme disciplinanti l’attività finanziaria.
Le Segnalazioni non riguardano doglianze, contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante. Inoltre, il canale Whistleblowing non è destinato alla Segnalazione di reclami o per inoltrare richieste di natura commerciale.
Ruoli e responsabilità
• Il Titolare della Funzione di Revisione Interna di Gruppo tempo per tempo in carica è il Responsabile Incaricato del Sistema Interno di Segnalazione. Egli garantisce adeguati presidi di competenza e indipendenza e ha il compito di: i) supervisionare il processo di gestione delle Segnalazioni pervenute; ii) individuare di volta in volta le funzioni e i soggetti da coinvolgere per le verifiche da condurre a fronte delle Segnalazioni ricevute; iii) assicurare la corretta gestione del caso, assicurando il diligente seguito alle Segnalazioni ricevute: iv) garantire il reporting verso l’alta direzione, gli amministratori, gli organi di controllo e l’Organismo di Vigilanza della Società.
• Il Titolare della Funzione Compliance di Gruppo tempo per tempo in carica è il Responsabile Supplementare del Sistema Interno di Segnalazione (il “Responsabile Supplementare”). Ha accesso alla piattaforma e alle Segnalazioni ricevute sia per valutarne la rilevanza ai sensi del D. Lgs. 231/2001 (anche in qualità di membro dell’Organismo di Vigilanza della Capogruppo), sia per garantire la corretta gestione delle Segnalazioni con riferimento a eventuali casi di conflitto di interesse relativi alla figura del Responsabile Incaricato.
• Il Titolare della Funzione di Revisione Interna di Gruppo tempo per tempo in carica è il Responsabile Incaricato del Sistema Interno di Segnalazione. Egli garantisce adeguati presidi di competenza e indipendenza e ha il compito di: i) supervisionare il processo di gestione delle Segnalazioni pervenute; ii) individuare di volta in volta le funzioni e i soggetti da coinvolgere per le verifiche da condurre a fronte delle Segnalazioni ricevute; iii) assicurare la corretta gestione del caso, assicurando il diligente seguito alle Segnalazioni ricevute: iv) garantire il reporting verso l’alta direzione, gli amministratori, gli organi di controllo e l’Organismo di Vigilanza della Società.
• Il Titolare della Funzione Compliance di Gruppo tempo per tempo in carica è il Responsabile Supplementare del Sistema Interno di Segnalazione (il “Responsabile Supplementare”). Ha accesso alla piattaforma e alle Segnalazioni ricevute sia per valutarne la rilevanza ai sensi del D. Lgs. 231/2001 (anche in qualità di membro dell’Organismo di Vigilanza della Capogruppo), sia per garantire la corretta gestione delle Segnalazioni con riferimento a eventuali casi di conflitto di interesse relativi alla figura del Responsabile Incaricato.
Come effettuare una Segnalazione
Il Segnalante potrà avvalersi dei seguenti canali interni:
•utilizzo della piattaforma dedicata Whistleblower Software raggiungibile attraverso il seguente link:
https://whistleblowersoftware.com/secure/REVO
•segnalazione cartacea, spedita in triplice busta chiusa (una prima con i dati identificativi del Segnalante, una seconda, contenente la prima busta, con la Segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del Segnalante dalla Segnalazione, e una terza busta chiusa, contenente le prime due), con la dicitura “Riservata personale”, a:
Responsabile Incaricato del Sistema Interno di Segnalazione all’attenzione del Titolare della funzione di Revisione Interna
REVO Insurance S.p.A.
Viale dell’Agricoltura 7
37135 Verona
Con riferimento alla prima modalità, è possibile effettuare la Segnalazione sia in forma scritta che orale.
Si precisa infine che la Segnalazione, su richiesta del Segnalante, può essere effettuata anche mediante un incontro diretto con il Responsabile Incaricato (o, in caso di conflitto di interesse, con il Responsabile Supplementare).
Qualora il Segnalante ritenga che vi sia un rischio di conflitto di interesse riguardante la figura del Responsabile Incaricato, potrà inviare le Segnalazioni, con le medesime modalità, specificando di rivolgerle all’attenzione del Responsabile Supplementare. La Società ha adottato presidi a livello di Gruppo tali da garantire una corretta attribuzione / gestione di questa casistica, assicurando - in una logica di “four-eyes principle” - l’accesso ai canali interni, in via continuativa, anche al richiamato Responsabile Supplementare. Per il Segnalante è comunque possibile rivolgersi ai canali esterni, di seguito richiamati.
Il Segnalante deve fornire qualsiasi elemento utile a consentire agli uffici aziendali di procedere alle verifiche per le parti di propria competenza ed agli accertamenti a riscontro della fondatezza di quanto segnalato. A tal fine la Segnalazione deve presentare almeno i seguenti requisiti minimi:
•descrizione chiara e completa dei fatti segnalati, comprese, le circostanze di tempo e luogo in cui sono stati commessi;
•generalità o altri elementi che consentano di identificare chi ha commesso quanto dichiarato;
•generalità di eventuali altri soggetti informati sui fatti che possano riferire in merito;
•indicazione di eventuali documenti comprovanti la fondatezza di tali fatti;
•ogni altra informazione utile che contribuisca a confermare la sussistenza dei fatti segnalati.
Le Segnalazioni devono essere rese in buona fede. La piattaforma (dotata di funzionalità quali la crittografia end-to-end, la rimozione dei metadati, la distorsione della voce, l'assenza di raccolta di indirizzi IP) e la relativa procedura di Segnalazione sono strutturate per garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle persone coinvolte (alle quali è attribuita la violazione o comunque implicate nella violazione segnalata) e delle persone comunque menzionate nella Segnalazione, nonché del contenuto della stessa e della relativa documentazione.
Possono essere effettuate Segnalazioni anche in forma anonima, purché con informazioni specifiche e circostanziate. In tali casi, la tutela è assicurata anche qualora il Segnalante sia stato successivamente identificato o la sua identità si sia palesata soltanto in un secondo momento.
Il Segnalante potrà avvalersi dei seguenti canali interni:
•utilizzo della piattaforma dedicata Whistleblower Software raggiungibile attraverso il seguente link:
https://whistleblowersoftware.com/secure/REVO
•segnalazione cartacea, spedita in triplice busta chiusa (una prima con i dati identificativi del Segnalante, una seconda, contenente la prima busta, con la Segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del Segnalante dalla Segnalazione, e una terza busta chiusa, contenente le prime due), con la dicitura “Riservata personale”, a:
Responsabile Incaricato del Sistema Interno di Segnalazione all’attenzione del Titolare della funzione di Revisione Interna
REVO Insurance S.p.A.
Viale dell’Agricoltura 7
37135 Verona
Con riferimento alla prima modalità, è possibile effettuare la Segnalazione sia in forma scritta che orale.
Si precisa infine che la Segnalazione, su richiesta del Segnalante, può essere effettuata anche mediante un incontro diretto con il Responsabile Incaricato (o, in caso di conflitto di interesse, con il Responsabile Supplementare).
Qualora il Segnalante ritenga che vi sia un rischio di conflitto di interesse riguardante la figura del Responsabile Incaricato, potrà inviare le Segnalazioni, con le medesime modalità, specificando di rivolgerle all’attenzione del Responsabile Supplementare. La Società ha adottato presidi a livello di Gruppo tali da garantire una corretta attribuzione / gestione di questa casistica, assicurando - in una logica di “four-eyes principle” - l’accesso ai canali interni, in via continuativa, anche al richiamato Responsabile Supplementare. Per il Segnalante è comunque possibile rivolgersi ai canali esterni, di seguito richiamati.
Il Segnalante deve fornire qualsiasi elemento utile a consentire agli uffici aziendali di procedere alle verifiche per le parti di propria competenza ed agli accertamenti a riscontro della fondatezza di quanto segnalato. A tal fine la Segnalazione deve presentare almeno i seguenti requisiti minimi:
•descrizione chiara e completa dei fatti segnalati, comprese, le circostanze di tempo e luogo in cui sono stati commessi;
•generalità o altri elementi che consentano di identificare chi ha commesso quanto dichiarato;
•generalità di eventuali altri soggetti informati sui fatti che possano riferire in merito;
•indicazione di eventuali documenti comprovanti la fondatezza di tali fatti;
•ogni altra informazione utile che contribuisca a confermare la sussistenza dei fatti segnalati.
Le Segnalazioni devono essere rese in buona fede. La piattaforma (dotata di funzionalità quali la crittografia end-to-end, la rimozione dei metadati, la distorsione della voce, l'assenza di raccolta di indirizzi IP) e la relativa procedura di Segnalazione sono strutturate per garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle persone coinvolte (alle quali è attribuita la violazione o comunque implicate nella violazione segnalata) e delle persone comunque menzionate nella Segnalazione, nonché del contenuto della stessa e della relativa documentazione.
Possono essere effettuate Segnalazioni anche in forma anonima, purché con informazioni specifiche e circostanziate. In tali casi, la tutela è assicurata anche qualora il Segnalante sia stato successivamente identificato o la sua identità si sia palesata soltanto in un secondo momento.
Tempistiche di gestione di una segnalazione
Il Segnalante riceverà un riscontro di avvenuta ricezione entro 7 giorni dalla data di arrivo della Segnalazione.
Un riscontro sull’esito della Segnalazione è fornito al Segnalante entro 3 mesi dalla ricezione. Con riferimento al riscontro da effettuare entro il suddetto termine, si evidenzia che lo stesso può consistere nella comunicazione di:
i. avvenuta archiviazione, se la Segnalazione presentasse elementi di non ammissibilità (es. manifesta infondatezza per assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti, accertato contenuto generico della Segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti; Segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata, etc.);
ii. avvio di un’inchiesta interna, il cui stato al momento della comunicazione è:
• conclusa. In tale caso si darà evidenza delle relative risultanze, degli eventuali provvedimenti adottati per affrontare la questione sollevata e/o del rinvio a un’autorità competente per ulteriori indagini;
• in corso. In tale caso, si darà evidenza delle attività che si intende intraprendere e lo stato di avanzamento dell’istruttoria. Terminata l’istruttoria, gli esiti conclusivi dovranno comunque essere comunicati al Segnalante.
Il Segnalante riceverà un riscontro di avvenuta ricezione entro 7 giorni dalla data di arrivo della Segnalazione.
Un riscontro sull’esito della Segnalazione è fornito al Segnalante entro 3 mesi dalla ricezione. Con riferimento al riscontro da effettuare entro il suddetto termine, si evidenzia che lo stesso può consistere nella comunicazione di:
i. avvenuta archiviazione, se la Segnalazione presentasse elementi di non ammissibilità (es. manifesta infondatezza per assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti, accertato contenuto generico della Segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti; Segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata, etc.);
ii. avvio di un’inchiesta interna, il cui stato al momento della comunicazione è:
• conclusa. In tale caso si darà evidenza delle relative risultanze, degli eventuali provvedimenti adottati per affrontare la questione sollevata e/o del rinvio a un’autorità competente per ulteriori indagini;
• in corso. In tale caso, si darà evidenza delle attività che si intende intraprendere e lo stato di avanzamento dell’istruttoria. Terminata l’istruttoria, gli esiti conclusivi dovranno comunque essere comunicati al Segnalante.
Tutela del segnalante
I processi adottati a livello di Gruppo garantiscono la protezione dell’identità del Segnalante in ogni contesto successivo alla Segnalazione, ad eccezione dei casi previsti dalla normativa vigente. Pertanto, fatte salve tali eccezioni, l’identità del Segnalante può essere rivelata solo con il suo espresso consenso e tale informazione dovrà essere tenuta riservata da tutti coloro che ne entreranno in possesso.
La violazione dell’obbligo di riservatezza comporta responsabilità disciplinare, fatta salva ogni ulteriore forma di responsabilità prevista dalla legge.
Il Segnalante non potrà in alcun modo subire ritorsioni o misure discriminatorie, dirette o indirette. Coloro che ritenessero di aver subito una Ritorsione per aver effettuato una Segnalazione di illecito possono denunciare l’accaduto all’ANAC.
Si precisa che non è punibile chi riveli o diffonda informazioni sulle Violazioni coperte dall’obbligo di riservatezza o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali ovvero riveli o diffonda informazioni sulle Violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata, qualora, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la Violazione e la Segnalazione o la divulgazione pubblica sia stata effettuata con le modalità richieste. Al ricorrere delle ipotesi sopra citate, è altresì esclusa ogni ulteriore responsabilità, anche di natura civile o amministrativa.
Si ricorda che le Segnalazioni inviate allo scopo di danneggiare o recare pregiudizio al segnalato, nonché ogni altra forma di abuso della Segnalazione sono fonte di responsabilità in capo al Segnalante, in sede disciplinare e/o nelle altre sedi competenti.
Infine, le misure di protezione previste per il Segnalante si applicano anche ai c.d. Facilitatori e agli altri soggetti ex art. 3, comma 5 del D. Lgs. 24/2023.
I processi adottati a livello di Gruppo garantiscono la protezione dell’identità del Segnalante in ogni contesto successivo alla Segnalazione, ad eccezione dei casi previsti dalla normativa vigente. Pertanto, fatte salve tali eccezioni, l’identità del Segnalante può essere rivelata solo con il suo espresso consenso e tale informazione dovrà essere tenuta riservata da tutti coloro che ne entreranno in possesso.
La violazione dell’obbligo di riservatezza comporta responsabilità disciplinare, fatta salva ogni ulteriore forma di responsabilità prevista dalla legge.
Il Segnalante non potrà in alcun modo subire ritorsioni o misure discriminatorie, dirette o indirette. Coloro che ritenessero di aver subito una Ritorsione per aver effettuato una Segnalazione di illecito possono denunciare l’accaduto all’ANAC.
Si precisa che non è punibile chi riveli o diffonda informazioni sulle Violazioni coperte dall’obbligo di riservatezza o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali ovvero riveli o diffonda informazioni sulle Violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata, qualora, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la Violazione e la Segnalazione o la divulgazione pubblica sia stata effettuata con le modalità richieste. Al ricorrere delle ipotesi sopra citate, è altresì esclusa ogni ulteriore responsabilità, anche di natura civile o amministrativa.
Si ricorda che le Segnalazioni inviate allo scopo di danneggiare o recare pregiudizio al segnalato, nonché ogni altra forma di abuso della Segnalazione sono fonte di responsabilità in capo al Segnalante, in sede disciplinare e/o nelle altre sedi competenti.
Infine, le misure di protezione previste per il Segnalante si applicano anche ai c.d. Facilitatori e agli altri soggetti ex art. 3, comma 5 del D. Lgs. 24/2023.