Comunicaciones

El término "Comunicación" se refiere a la información transmitida, a través de los canales identificados y descritos a continuación, por una persona informante en relación con conductas de las que haya tenido conocimiento en el contexto de su actividad laboral o profesional, relativas a posibles infracciones de la normativa interna o externa aplicable y/o del Código Ético del Grupo. En particular, podrán ser objeto de comunicación, entre otros:

• violaciones de las disposiciones contenidas en el Modelo de Organización y Gestión de la sucursal española de REVO, una vez haya sido formalmente aprobado;
• violaciones de los principios y normas de conducta contenidas en el Código Ético del Grupo;
• infracciones del Derecho de la Unión Europea comprendidas en el ámbito de aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937, transpuesta al ordenamiento jurídico español a través de la Ley 2/2023;
• infracciones penales, civiles, administrativas o contables;
• infracciones de la normativa que regula la actividad aseguradora;
• infracciones de la normativa que regula las actividades financieras.

El sistema de comunicación de infracciones no está destinado a la gestión de quejas, reclamaciones o solicitudes relacionadas exclusivamente con intereses personales del informante, ni a la tramitación de reclamaciones comerciales o solicitudes de carácter contractual o comercial.

Roles y responsabilidades

Para la Sucursal de REVO en España se ha nombrado al Comité Whistleblowing como Responsable del sistema interno de información. Dicho Comité está compuesto por la persona titular de la Función de Auditoría Interna del Grupo y un miembro externo, abogado especializado en compliance y whistleblowing. Esta composición garantiza la adecuada competencia e independencia en la gestión del sistema.

Entre las funciones del Responsable del sistema interno de información se incluyen:

• supervisar el proceso de gestión de las comunicaciones recibidas;
• identificar, caso por caso, las funciones y personas que deban intervenir en las verificaciones correspondientes;
• garantizar la correcta gestión de cada caso y el seguimiento diligente de las comunicaciones recibidas;
• informar, cuando proceda, a la alta dirección, al órgano de administración y a los órganos de control correspondientes.

Cómo presentar una comunicación

La persona informante puede utilizar los siguientes canales internos para presentar una comunicación:

• plataforma digital Whistleblower Software, accesible en el siguiente enlace:
  https://whistleblowersoftware.com/secure/REVO Una vez haya accedido a la plataforma, el informante deberá identificar la entidad del grupo en cuyo ámbito se haya cometido la infracción.
• comunicación por correo postal, mediante el envío de la comunicación en tres sobres cerrados (un primer sobre con los datos de identidad de la persona informante; un segundo sobre que contenga el primero, con la comunicación, de forma que se mantenga separada la identidad de la persona informante del contenido de la comunicación; y un tercer sobre cerrado que contenga los dos anteriores), con la indicación "Confidencial – Sistema Interno de información", dirigida a:
  
  
  Responsable del sistema interno de información
  de REVO SUCURSAL EN ESPAÑA
  A la atención del Comité Whistleblowing
  REVO Insurance S.p.A.
  Viale dell'Agricoltura 7
  37135 Verona (Italia)

En relación con el primer canal, la comunicación podrá realizarse por escrito o verbalmente a través de la plataforma.

Asimismo, la comunicación podrá dirigirse a uno de los dos miembros del Comité Whistleblowing.

Si la persona informante considera que existe un posible conflicto de interés respecto del Responsable del sistema interno de información, la comunicación podrá dirigirse al miembro del Comité Whistleblowing que no se encuentra en conflicto de interés.

La organización ha adoptado medidas organizativas a nivel de Grupo para garantizar la correcta asignación y gestión de estos casos, asegurando, conforme al principio de doble control ("four-eyes principle"), el acceso será limitado solo a los miembros del Comité Whistleblowing.

Contenido mínimo de la comunicación

La persona informante deberá proporcionar cualquier elemento útil que permita a la organización realizar las verificaciones necesarias dentro de su ámbito de competencia y comprobar si la comunicación resulta fundada. A tal efecto, la comunicación debería incluir, cuando sea posible:

• una descripción clara y completa de los hechos comunicados, incluyendo las circunstancias de tiempo y lugar en que se produjeron;
• la identidad u otros elementos que permitan identificar a la persona que presuntamente ha cometido los hechos comunicados;
• la identificación de posibles testigos u otras personas que puedan aportar información;
• la indicación de documentos u otras evidencias que respalden los hechos comunicados;
• cualquier otra información útil para verificar los hechos comunicados.

Las comunicaciones deberán realizarse de buena fe.

La plataforma tecnológica (que incorpora funcionalidades como cifrado de extremo a extremo, eliminación de metadatos, distorsión de voz y ausencia de registro de direcciones IP) y el procedimiento de gestión de las comunicaciones están estructurados para garantizar la confidencialidad de la identidad de la persona informante, de las personas implicadas (a quienes se atribuyen los hechos comunicados o que puedan verse afectadas por los mismos) y de las personas mencionadas en la comunicación, así como del contenido de la comunicación y de la documentación asociada.

Las comunicaciones también podrán presentarse de forma anónima, siempre que contengan información suficientemente específica y circunstanciada. En estos casos, la protección se mantendrá incluso si la identidad de la persona informante llegara a conocerse con posterioridad o se revelara en una fase posterior.

Plazos de gestión de la comunicación

La persona informante recibirá un acuse de recibo en un plazo máximo de siete (7) días desde la recepción de la comunicación.

La persona informante recibirá información sobre las actuaciones realizadas y el resultado del análisis de la comunicación en un plazo máximo de tres (3) meses desde su recepción.

En relación con la información que debe proporcionarse dentro del plazo indicado, esta podrá consistir, entre otras posibilidades, en la comunicación de:

1. el archivo de la comunicación, cuando concurran causas de inadmisión (por ejemplo, cuando resulte manifiestamente infundada por ausencia de elementos fácticos que justifiquen una investigación, cuando el contenido de la comunicación sea excesivamente genérico y no permita comprender los hechos comunicados, o cuando la comunicación vaya acompañada de documentación manifiestamente inapropiada o irrelevante); o
2. el inicio de una investigación interna, cuyo estado, en el momento de comunicar la información al informante, podrá ser:
   • concluida, en cuyo caso se informará de los resultados obtenidos y de las eventuales medidas adoptadas y/o de la remisión de la información a una autoridad competente para la continuación de las actuaciones;
   • en curso, informando del estado de la investigación y sobre las actuaciones previstas. Una vez finalizada la investigación, se comunicará igualmente a la persona informante el resultado final de las actuaciones.

Protección de la persona informante

Los procesos adoptados a nivel de Grupo garantizan la protección de la identidad de la persona informante en cualquier fase posterior a la comunicación, salvo en los supuestos previstos por la normativa aplicable.

En particular, la identidad de la persona informante solo podrá ser revelada con su consentimiento expreso o cuando así lo requieran las autoridades judiciales, el Ministerio Fiscal o las autoridades administrativas competentes, en los términos previstos en la normativa aplicable.

El incumplimiento del deber de confidencialidad podrá dar lugar a responsabilidad disciplinaria, sin perjuicio de otras responsabilidades previstas por la ley.

La persona informante no podrá sufrir represalias ni medidas discriminatorias, directas o indirectas, como consecuencia de la comunicación realizada.

Asimismo, no incurrirá en responsabilidad quien revele o difunda información sobre infracciones comprendidas en el ámbito de aplicación de la normativa aplicable, incluso cuando dicha información esté sujeta a obligaciones de confidencialidad o afecte a derechos de propiedad intelectual o a la protección de datos personales, siempre que, en el momento de la revelación o difusión, existieran motivos razonables para considerar que dicha revelación era necesaria para poner de manifiesto la infracción, y que la comunicación o revelación pública se haya realizado conforme a los procedimientos establecidos.

En tales casos, quedará excluida cualquier responsabilidad que pudiera derivarse de dicha revelación o difusión, incluyendo, en su caso, responsabilidad civil, administrativa o laboral, sin perjuicio de lo dispuesto en la normativa aplicable.

No obstante, las comunicaciones realizadas con la finalidad de perjudicar o causar daño a la persona afectada, así como cualquier otra forma de utilización abusiva del sistema de información, podrán dar lugar a responsabilidades disciplinarias y, en su caso, a otras responsabilidades previstas por el ordenamiento jurídico.

Finalmente, las medidas de protección previstas para la persona informante se extenderán igualmente a los facilitadores y a las demás personas protegidas conforme a la normativa aplicable, incluyendo a aquellas personas físicas que asistan al informante en el proceso, a las personas de su entorno que puedan sufrir represalias y a las personas jurídicas vinculadas al informante en el contexto profesional.